1. Rekisterin pitäjä
Fysioterapia ja Lääkärikeskus Täsmähoito Oy
Y-tunnus 3402957-3
Porthanintie 2, 44500 Viitasaari
Sivutoimipiste Asematie 5, 44800 Pihtipudas
0400540666, viitasaari@tasmahoito.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Enna Huuskonen
Porthanintie 2, 44500 Viitasaari
0407500245
3. Rekisterin nimi
Fysioterapia ja Lääkärikeskus Täsmähoito Oy:n asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
- potilaiden tutkimusten ja hoidon suunnittelu, järjestäminen, toteuttaminen ja seuranta sekä asiakassuhteen ylläpito ja seuranta
- terveydenhuoltopalveluiden tuottaminen ja niistä raportointi yrityksille, yhteisöille ja yksityishenkilöille
- hoidon seuranta ammatillisen kehittymisen perusteella ja hoidollisen laadun ja vaikuttavuuden varmistamiseksi ja mittaamiseksi
- rekisterinpitäjän oman toiminnan suunnittelu, kehittäminen ja tilastointi, laskutus ja perintä sekä muut rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen edellyttämät tehtävät
Täsmähoidon potilasrekisteri muodostuu sähköisistä ja manuaalisista potilaskertomustiedoista, jotka on suojattu Täsmähoidon tietoturvaohjeistuksen mukaisesti.
5. Rekisterin tietosisältö
Osarekisterit ovat: Potilasrekisteri (perustiedot), ajanvarausrekisteri, potilaskertomustiedot,
fysioterapian, jalkaterapian ja lymfaterapian rekisteri ja laskutusrekisteri.
Perustiedot: nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, ammatti, potilaan nimeämä lähiomainen/alaikäisen potilaan huoltajat. Tieto siitä, salliiko potilas tallentamisen Täsmähoidon yhteiseen rekisteriin ja suostuuko potilas tietojen luovuttamiseen hoitosuhteen niin edellyttäessä Täsmähoidossa toimivien terveydenhuollon ammattihenkilöiden välillä. Potilaan antamat suostumukset tietojen käsittelyyn ja luovutukseen liittyen (kattaen mm. edellä mainitut yhteisrekisteröintiin liittyvät tiedot sekä potilastietojen arviointiin ja potilaan informoimiseen liittyvät suostumukset).
Kertomustiedot: Potilaan hoidon kannalta eri terveydenhuollon ammattilaisten käytössä välttämättömät terveydentilatiedot (potilaskertomustiedot, lähetteet, lausunnot sekä lomaketiedot). Potilaan toimittamat terveys- ja omahoitotiedot.
Muut hoidon kannalta välttämättömät tiedot: Fysioterapiaan, jalkaterapiaan ja lymfaterapiaan liittyvät tiedot.
Ajanvaraustiedot: Asiakas, päivä, ajankohta, paikka ja kenelle aika on varattu.
Laskutustiedot: Hoitoa ja tutkimuksia koskevat laskutustiedot. Hoitoon liittyvät maksajatiedot.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Potilas: Potilaan ilmoittamat tiedot.
Hoitohenkilökunta: Tutkimusten ja hoidon yhteydessä muodostuneet tiedot.
Toinen terveydenhuollon toimintayksikkö tai terveydenhuollon ammattihenkilö: Muista terveydenhuoltolaitoksista hankitut tiedot. Toimintayksiköltä annetun lähetteen perusteella tai
ostopalvelusopimukseen perustuen laskutuksen oikeellisuuden tarkistamiseksi tiedot siitä, ketä on
hoidettu, mitä toimenpiteitä tehty ja paljonko ne ovat maksaneet.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Potilastiedot ovat salassapidettäviä (laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) 13 §”Potilaslaki”) ja henkilökunnalla ja terveydenhuollon ammattihenkilöillä on salassapitovelvollisuus kaikkeen potilaan hoidon yhteydessä saatuun tietoon. Potilastietoja voidaan luovuttaa potilaan
yksilöidyllä suostumuksella taikka mikäli asiasta on laissa nimenomaisesti erikseen säädetty. Jos potilaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Silloin, kun tietojen luovutus edellyttää potilaan suostumusta, tällä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumus.
Yhteisrekisteri: Liittyminen yhteisrekisteriin tapahtuu potilaan suostumuksella (kirjataan potilaan taustarekisteritietoihin) jolloin potilas päättää voivatko yhteisrekisterin käyttöön osallistuvat saada käyttöönsä toisen rekisterinpitäjän potilastietojärjestelmään talletetut potilastiedot. Potilas voi milloin tahansa perua luvan hänen hoitoonsa osallistuvien oikeudesta yhteisrekisterin käyttöön hänen tietojensa osalta. Potilas/rekisteröity voi myös vaatia salaamaan erikseen jonkin käynnin tiedot, jolloin tiedot ovat vain kirjauksen tehneen henkilön käytettävissä.
Kelan reseptikeskus: Potilaan sähköiset reseptit tallentuvat Reseptikeskukseen, jonka rekisterinpitäjänä toimii Kela. Lisätietoa www.kanta.fi.
Kanta Potilastiedon arkisto: Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain (159/2007) (”asiakastietolaki”) perusteella arkistoidaan ammattilaisten kirjaama jatkuva potilaskertomus Kelan ylläpitämään Kanta-palveluiden Potilastiedon arkistoon.
POIKKEUKSET:
Edellä mainitusta poiketen potilastietoja voidaan luovuttaa Potilaslain (785/1992) 13§:n nojalla
seuraavasti:
1. Tuomioistuimelle, muulle viranomaiselle tai yhteisölle, jolla on lakiin perustuva oikeus tiedon saantiin, tiedot annetaan kirjallisen ja yksilöidyn pyynnön perusteella pääsääntöisesti lausuntoina ko. asian vaatimassa laajuudessa.
2. Potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi voidaan luovuttaa tarpeellisia tietoja potilaan yksilöimälle toiselle terveydenhuollon toimintayksiköille, potilaan suullisen tai kirjallisen suostumuksen tai asiayhteydestä muuten ilmenevän, potilasasiakirjaan merkittävän suostumuksen
mukaisesti.
3. Tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi hoidettavana olevan potilaan lähiomaiselle tai muulle hänen läheiselleen saadaan antaa tieto potilaan henkilöstä ja hänen terveydentilastaan, jollei ole syytä olettaa, että potilas kieltäisi näin menettelemästä.
4. Salassapitovelvollisuus ja yksityisyyden suojan tarve jatkuu vielä henkilön kuoltua. Näin ollen myöskään kuolleen henkilön tietoja ei saa luovuttaa ilman laissa olevaa perustetta.
5. Potilasasiakirjoihin sisältyvien tietojen luovuttamisesta tieteelliseen tutkimukseen on voimassa, mitä Potilaslain 13.4 §:ssä säädetään.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Järjestelmästä ei luovuteta tietoja Euroopan unionin eikä Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
A Manuaalinen aineisto
Potilastiedot on säädetty salassa pidettäväksi. Potilastietoja ei saa luovuttaa sivullisille ilman potilaan suostumusta tai nimenomaista lainsäännöstä. Potilastietoja saa käyttää ainoastaan ao. potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin. Rekisterinpitäjän ylin johto päättää organisatorisista ratkaisuista ja antaa käyttöoikeudet työntekijöille potilasrekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät. Manuaalinen aineisto säilytetään valvonnan alaisina asiakaskansioissa, lukollisissa arkistotiloissa ja kaapeissa.
B ATK:lla käsiteltävät tiedot
Potilasrekisteritietoja käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn (ATK) avulla. Tietokoneella olevia
tietoja käytetään käyttäjätunnuksilla ja salasanalla sekä potilastietojen käyttöä valvotaan (lokitiedostot).
10. Tarkastusoikeus
Potilaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat potilasrekisteritiedot (Henkilötietolaki (523/1999)
26§).
- Tarkastusoikeus toteutetaan ilman aiheetonta viivytystä. Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa. Epäämisperusteena voi olla esimerkiksi, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa potilaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Mikäli vain osa rekisteriin merkityistä tiedoista jää em. perusteella tarkastusoikeuden ulkopuolelle, rekisteröidyllä on oikeus saada tietää muut hänestä talletetut tiedot.
- Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta yhden kerranvuoden aikana toteutettuna.
- Tarkastusoikeus toteutetaan joko henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai toimittamalla potilaalle sairauskertomuskopiot.
- Mikäli rekisterinpitäjä kieltäytyy tietojen antamisesta, kieltäytymisestä annetaan kirjallinen todistus. Todistuksessa mainitaan ne syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Tarkastusoikeuden epäämisen veroisena pidetään sitä, että rekisterinpitäjä ei ole kolmen kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä antanut vastausta rekisteröidylle. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
- Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Rekisteröidylle varataan ilman aiheetonta viivytystä tilaisuus tutustua hänestä rekisteriin talletettuihin tietoihin. Pyydettäessä tiedot annetaan kirjallisesti. Tiedot on annettava ymmärrettävässä muodossa.
11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai potilaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä potilasrekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen (potilasrekisterin käyttötarkoitus) kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (Henkilötietolaki 29 §). Tiedon korjaamista ei kuitenkaan saa suorittaa potilaan vaatimalla tavalla, jos tieto potilaan tutkimuksen tai hoidon kannalta arvioiden on tarpeellinen/välttämätön ja tiedon tallentamiselle on lain mukaiset perusteet. Hoitovastuuseen liittyvien syiden vuoksi on terveydenhuollon rekistereissä säilytettävä myös aikaisempi tieto asianmukaisin korjausmerkinnöin (Sosiaali- ja terveysministeriön (”STM”) asetus potilas-asiakirjoista 289/2009). Tiedon korjaamisvaatimus tehdään aina kirjallisena. Vaatimus tulee yksilöidä ja perustella riittävästi käyttämällä tätä tarkoitusta varten laadittua Rekisteritietojen oikaisuvaatimuslomaketta, joka on saatavilla yksiköistä tai potilasasiamieheltä. Tiedon korjaamista koskeva vaatimus osoitetaan potilaan allekirjoittamana kyseiseen toimipaikkaan, josta vaatimus ohjataan vastaavalle lääkärille. Korjauksen tekee ensisijaisesti alkuperäisen kirjauksen tehnyt henkilö tai mikäli tämä ei ole mahdollista, vastaava lääkäri. Potilaan hoidon kannalta tarpeettomat tiedot tulee poistaa. Korjatut ja mahdollisesti poistetut tiedot jäävät tausta-aineistoon ja ovat sieltä myöhemmin todennettavissa. Korjaus- ja poistomerkinnöissä tulee näkyä korjauksen kohde, korjauksen peruste, päätöksen tehneen henkilön nimi ja asema sekä päätöspäivä (STM:n asetus potilasasiakirjoista 289/2009). Jos korjauksen toteuttaa joku muu henkilö kuin päätöksen tekijä, myös hänen nimensä, asemansa ja korjauksen toteuttamispäivä tulee ilmetä. Jollei vaatimusta tiedon korjaamisesta hyväksytä, siitä on annettava potilaalle kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty (Henkilötietolaki29 §). Lisäksi on ilmoitettava valitusmahdollisuudesta ja annettava muutoksenhakuohjeet.
